چگونه آنها به کارگران از راه دور کمک می کنند تا در جلسات آنلاین توجه خود را حفظ کنند؟

دورکاری و جلسات شرکتی بصورت آنلاین می تواند جایگزین مناسبی در روزهای شیوع کروناویروس باشد. با این حال ، کار از راه دور ایجاد مشکلات جدید ، به ویژه برای کارفرمایان.

با افزایش شیوع coronavirus و اضطراب ناشی از آن ، کار در خانه در همه شرکت ها برنامه ریزی و اجرا می شود. بدیهی است اگر این اتفاق بیفتد ، روشهای کار روزانه مختل می شوند و این بر روابط تجاری تأثیر می گذارد. اما تهدیدها همیشه فرصتهایی را ایجاد می کند. یکی از فرصت هایی که در چنین شرایطی بوجود می آید ، فرصت برای کشف استراتژی های تجاری و فرضیات قدیمی و راهکارهای جدیدی است که گاهی می تواند در درازمدت برای شرکت ها سودآور باشد. علاوه بر اضطراب شخصی ناشی از شیوع بیماری و تأثیر آن بر اقتصاد که همگی مشکل ساز هستند ، روشهای جدید نیز مشکلات جدیدی را ایجاد می کنند.

این روزها همچنین حفظ تمرکز و تمرکز اعضای در جلسات چهره به چهره دشوار است ، چه رسد به اینکه این جلسات به صورت آنلاین برگزار شود. هنگامی که افراد به طور هم زمان در اتاق نیستند و هرکدام با یک شرایط جسمی متفاوت روبرو هستند ، سخت است که آنها را در هر زمان با جلسه در تماس داشته باشید و این نیاز به مدیریت شما دارد. تماس چشمی ممکن است افراد را مجبور به توجه در یک جلسه چهره به چهره کند. اما این روش در روش آنلاین مؤثر و کارآمد نیست. بنابراین شما باید راهی بهتر برای همراهی اعضا با خود انتخاب کنید. بهترین کار داوطلبانه است. یعنی سعی کنید مردم را به این موضوع اختصاص دهد که روی جلسه و مباحث آن تمرکز کنند.

به عنوان یک کارفرما ، شما باید در صورت کار از راه دور برای کارمندان خود استراتژی های خاصی داشته باشید. به عنوان مثال ، در سیستم تجاری جدید ، باید نقش هر شخص را مجددا تعریف و روشن کنید و این نقش را به همه اعضا ابلاغ کنید. شفافیت در نقشه ها و تکالیف به اعضای کمک می کند تا به عنوان رهبر خود و سایر افراد با شما تعامل بهتر داشته باشند و بدانند که چه کسی باید به هر مأموریتی روی آورد. یک واقعه ویرانگر ، مانند یک تاج ویروس ، می تواند کارهای جدید و رقابتی را در محل کار ایجاد کند. در نتیجه ، رهبران باید به طور مداوم اهداف خود را در سطح تیم و افراد تعیین کنند تا همچنان بر اولویت های اصلی خود توجه کنند. هنگام تعریف مجدد اهداف ، با دقت فکر کنید که چه کسی را به هر هدف اختصاص می دهد.

در روزهای حساس ، کارمندان شما ممکن است روی چندین پروژه کار کنند و این باعث می شود ذهن آنها در جهات مختلف حرکت کند. در این حالت ، افراد احساس فشار کافی می کنند و نباید انتظار داشته باشید که تمام وضعیت را به تنهایی کنترل و مدیریت کنید. به آنها اطمینان دهید که می توانند در طول بحران به شما اعتماد کنند. این اطمینان آنها را از تمرکز از دست رفته اطمینان می دهد.

البته ، رهبران ، به ویژه آنهایی که هیچ تجربه ای در مدیریت جلسات و کار از راه دور از طریق اینترنت ندارند ، ممکن است فشار را برای هدایت و حفظ یک تیم تجربه کنند. اینجاست که تعامل شخصی با تأکید و تأکید بر افراد می تواند تیم را نجات دهد. در عین حال ، تعامل شخصی افراد را از تنها بودن و دوری از محیط کار آزاد می کند. در شرایط بحرانی ، این مهمتر از همیشه است. مراقب باشید که همه را به خاطر بسپارید و کسی را به حاشیه نکشید. حتی افرادی که نقش کمتری در تیم دارند.

با پیشروی تیم در زمینه ارتباط از راه دور ، جلسات آنلاین نقش مهمی در تعامل بین فردی دارند. شما می توانید جلسات منظم آنلاین ترتیب دهید تا مردم تقریباً در زمانهای مشخصی دور هم جمع شوند و در مورد اهداف ، دیدگاه ها ، مشکلات و غیره در زندگی انسان بحث کنند. رنج از نامه الکترونیکی و پیام ها عمق ارتباطات را محدود می کند و ممکن است افراد را از درگیر شدن در کار جلوگیری کند. جلسات آنلاین ارتباطات را شخصی تر می کند و به مردم این امکان را می دهد تا احساسات یکدیگر را آگاه کرده و روحیه یکدیگر را تقویت کنند. همچنین باعث بهبود تصمیم گیری و بهترین و عمیق ترین بیان ایده ها می شود. نکته مهم این است که چگونه توجه مردم را در یک جلسه آنلاین حفظ کنیم و در این جلسات موثرتر باشیم.

شفاف سازی محیط کار شما می تواند به اعضای تیم کمک کند تا بهتر یکدیگر را بشناسند و از قضاوت سریع جلوگیری کنند. حضور در یک جلسه مجازی از خانه گاهی اوقات سایر اعضای تیم را منحرف و سوء تفاهم می کند. هرچه اعضای تیم شما بیشتر درباره محیط های کاری افراد دیگر آگاهی داشته باشند ، سوء تفاهم کمتر خواهد بود. برای توضیح اوضاع در ابتدای جلسه نباید اتلاف وقت تلقی شود. در روانشناسی اجتماعی یک اصل وجود دارد که می گوید میل به توضیح رفتار فردی یک ویژگی شخصیتی است که در همه افراد وجود دارد. هنگامی که عوامل محیطی مورد توجه قرار می گیرند ، این تفسیر به واقعیت نزدیک تر و از سوء تفاهم دور خواهد شد.

آگاهی ما از وضعیت افراد حاضر در جلسه مجازی ، مانع از آن می شود که قضاوت نادرست در مورد آنها انجام دهیم.

در ابتدای هر جلسه ، بهتر است برای هر یک از اعضای تیم زمان اختصاص داده شود تا فضای خانه آنلاین خود را به اعضای دیگر نشان دهند و مکان کار خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. در این روش ، عوامل انحراف احتمالی مانند صدای کامیون ، صدای سگ ، پارس سگ و موارد مشابه در ابتدای کار مشخص می شوند. هدف این است که اعضای تیم بتوانند وضعیت هر یک از افراد در جلسه را بهتر بشناسند و به محدودیتهای یکدیگر احترام بگذارند. این آگاهی به شما امکان می دهد فرضیات خود را در مورد تمرکز و تعهد کارکنان بررسی کنید. به عنوان مثال ، به جای این که فکر کنید کسی میکروفون را خاموش کرده است زیرا آنها در گفتگو مشارکت نمی کنند و یا احساس تعهد به ملاقات نمی کنند ، متوجه خواهید شد که میکروفون خاموش است به گونه ای که صدای محیط خانه باعث ایجاد سر و صدا در جلسه نمی شود.

به یاد داشته باشید که جلسات مجازی (جلسات آنلاین) برای اهداف مختلفی برگزار می شود:

• مردم روی هم تأثیر می گذارند
• تصمیمات مهم
• رفع مشکلات موجود
• برقراری ارتباط بین مردم

همه این اهداف فرآیندهای فعال هستند و نیاز به مشارکت فعال همه اعضای جلسه دارند. اعضای غیرفعال به ندرت در یک جلسه کار خوبی را انجام می دهند. شاید بتوان با جسارت گفت که شرط اصلی جلسات آنلاین و موثر و خوب مشارکت داوطلبانه همه است. در اینجا این سؤال پیش می آید: چگونه می توان چنین مشارکت ایجاد کرد؟

به نظر می رسد عدم مشارکت افراد در دوره های مجازی موضوعی گسترده است. مطالعات طی چند سال گذشته منجر به کشف پنج قانون شده است که در صورت آزمایش ، به مشارکت بیشتر و نتایج بهتری نسبت به جلسات مجازی منجر می شوند. در یک مطالعه ، مقایسه 200 مورد تماسی چهره به چهره با 200 مورد تجربه فرضی نشان داد که وقتی این پنج قانون اعمال شد ، 86٪ از افراد نسبت به جلسات مستقیم مشارکت کم و بیش شرکت در جلسات آنلاین را اعلام کردند. این قوانین تا کنون در بیش از 15000 جلسه آنلاین اعمال شده و مثمر ثمر بوده است. ما این قوانین را با هم مرور می کنیم.

قبل از اینکه احساس کنید ، هرگز یک گروه را در حل یک مشکل درگیر نکنید. در 60 ثانیه اول ، کاری انجام دهید که اعضای تیم بتوانند مشکل را برطرف کنند. ممکن است شما با آمار تکان دهنده ای در رابطه با موضوع جلسه ، مقایسه های تحریک آمیز یا حساب های وحشتناک روبرو شوید که مشکل را دردناک می کند. فرقی نمی کند از کدام روش استفاده کنید. درعوض ، مهم است که به همه اعضای تیم فرصت همدلی داده شود تا آنها بتوانند مشکل را بهتر درک و بدتر کنند.

به طور ناخودآگاه افراد هنگام ورود به هر جامعه ایفای نقش می کنند. به عنوان مثال ، وقتی وارد سینما می شوید ، تماشاگر هستید؛ اما وقتی وارد سالن ورزشی می شوید ، نقش مربی را دارید. به افراد اجازه ندهید هنگام ورود به جلسه ، ناظر نقش ناظر را بر عهده بگیرند. این مانع از مشارکت آنها می شود. اما من می گویم ، “من نمی خواهم این جلسه فقط یک ارائه باشد ؛” من می خواهم این یک گفتگوی تعاملی باشد. “در عوض ، سعی کنید فرصت ها و موقعیت هایی را پیدا کنید که در آن افراد بتوانند مسئولیت های معنی داری پیدا کنند. بهتر است این کار را با استفاده از قانون زیر انجام دهید.

اگر همه مسئول باشند ، هیچ کس مسئولیتی ندارد. روانشناسان اجتماعی این پیچیدگی را گسترش مسئولیت می نامند. این پیچیدگی زمانی اتفاق می افتد که فرد به دلیل حضور افراد دیگر مسئولیت را کاهش می دهد. یعنی شخص مسئولیت خود را پنهان می کند زیرا دیگران وجود دارند که همان مسئولیت بالقوه را دارند. مانند وضعیتی که فردی در مترو دچار حمله قلبی می شود. در این حالت ، تعداد کمی از افراد به او کمک می کنند و اکثر مردم فکر می کنند که چون افراد دیگری نیز وجود دارند ، مسئول کمک او نیستند و فکر می کنند بقیه این کار را انجام می دهند. در یک جلسه آنلاین ، نباید اجازه دهید این اتفاق بیفتد و جایی برای پنهان کردن آنها باقی نماند. برای این کار ، مسئولیت های خاصی را به هر شخص اختصاص دهید. به عنوان مثال ، آنها را به گروه های دو یا سه نفری تقسیم کنید و به هر گروه یک کار کوچک اختصاص دهید که می تواند به سرعت انجام شود. چند دقیقه وقت بگذارید و سپس از آنها بخواهید که نتایج کار خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. این امر منجر به مشارکت فعال افراد در گروهها می شود.

در یک جلسه آنلاین ، هیچ چیز نمی تواند باعث بی حسی و بی حسی در افرادی مانند بسیاری از اسلایدها و داده های بی پایان شود. مهم نیست که این گروه چقدر باهوش و باتجربه باشد ، اگر هدف شما این است که اعضای خود را در این نشست بگنجانید ، باید واقعیت ها و داستان ها را ترکیب کنید. افرادی که می توانند حداقل پاورپوینت یا MVP را برای ارائه خود ارائه دهند ، قابل ستایش هستند. به عبارت دیگر ، حداقل اسلایدها و داده های مورد نیاز برای اطلاع رسانی و درگیر کردن گروه را تنظیم کنید. اگر چندین اسلاید دارید ، نمی توانید از آنها پرش کنید. یکی دیگر از مزایای تعداد اندک اسلایدها این است که شما باید مردم را به شرکت دعوت کنید. کار خود را با یک یا دو اسلاید طی کنید و در اسلایدهای دیگر ، سعی کنید افراد و فعالیت آنها را با کمک قوانین یک تا سه درگیر کنید.

اجازه ندهید اعضای تیم بیش از پنج دقیقه بدون مشکل بروند. هر شخص در یک محیط متفاوت پر از پراکندگی وسوسه انگیز است. اگر به آنها مشارکت مستمر و مسئولیت معناداری ندهید ، آنها بلافاصله در نقش ناظر قرار می گیرند و بازگشت آنها به نقش فعال و شرکت در جلسه دشوار خواهد بود. به عنوان مثال ، در یک ارائه 15 دقیقه ای ، شما باید حداقل سه فرصت مشارکت مفید ایجاد کنید. این فرصت می تواند در قالب حل مسئله ، نظرسنجی یا درخواست از اعضا برای پاسخ به سوالات باشد.

واقعیت این است که این قوانین صرف نظر از نوع و سطح جلسه ، باید جزئی از ماهیت جلسات آنلاین باشد. رعایت این قوانین می تواند به سرعت بهره وری شما از دوره های مجازی را به سرعت افزایش دهد.

اگر این پست را دوست داشتید ، برای حمایت از ما ، لطفاً کانال الفسلا ، صفحه تلگرام و اینستاگرام مخصوص مجله را دنبال کنید و مطالب را با دوستان خود به اشتراک بگذارید. متشکرم

پیوند ما در سایر شبکه های اجتماعی: https://zil.ink/rahochah.mag

کانال تلگرام: https://t.me/rahochah_mag

صفحه اینستاگرام: https://www.instagram.com/rahochah_mag/