فروش بیشتر همیشه به معنای سود بیشتر نیست. گاهی کسب وکار سفارش های فراوانی دارد، اما بخشی از سرمایه در انبار مانده، مطالبات وصول نشده و هزینه های تولید به درستی محاسبه نشده اند. در چنین شرایطی، مدیر به اطلاعاتی نیاز دارد که ارتباط فروش، موجودی کالا، نقدینگی و هزینه ها را نشان دهد. حسابدار نیز باید بتواند این اطلاعات را بدون جابه جایی مداوم میان فایل ها و ثبت های پراکنده، بررسی و گزارش کند.
هوفر با ارائه سیستم های مرتبط حسابداری، خریدوفروش، انبار، نقد و بانک و تولید، برای پاسخ به این نیاز طراحی شده است. این راهکار امکان انتخاب نسخه ابری یا نصبی را فراهم می کند تا کسب وکارها متناسب با ساختار فعالیت و شرایط استقرار خود تصمیم بگیرند.
چرا یکپارچگی اطلاعات مالی اهمیت دارد؟
در یک شرکت بازرگانی، صدور فاکتور فروش با خروج کالا و دریافت وجه ارتباط دارد. در کارخانه، خرید مواد اولیه بر موجودی انبار و بهای تمام شده محصول اثر می گذارد. اگر هر بخش اطلاعات خود را جداگانه نگهداری کند، تطبیق اعداد به فعالیتی زمان بر تبدیل می شود. نتیجه ممکن است تأخیر در گزارش گیری یا تصمیم گیری بر اساس اطلاعات ناقص باشد.
ارزش نرم افزار یکپارچه در همین ارتباط میان فرآیندهاست. برای مثال، هنگام بررسی سود یک معامله، مبلغ فروش به تنهایی کافی نیست؛ هزینه خرید، مخارج جانبی و وضعیت تسویه نیز باید دیده شود. انتخاب نرم افزار باید از شناخت چنین نیازهایی آغاز شود، نه صرفاً مقایسه تعداد امکانات یا ظاهر داشبوردها.
هوفر؛ انتخاب میان نسخه آنلاین و نصبی
نرم افزار حسابداری هوفر آنلاین و نصبی محصول شرکت پرنیان پردازش پارس است و برای فعالیت های بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری راهکار ارائه می دهد. نسخه ابری برای دسترسی تحت وب عرضه می شود و نسخه نصبی، امکان استقرار روی زیرساخت سازمان را فراهم می کند.
برای انتخاب میان این دو مدل، باید محل فعالیت کاربران، وضعیت اینترنت، الزامات نگهداری اطلاعات و توان پشتیبانی فنی مجموعه بررسی شود. شرکتی با کاربران پراکنده، نیاز متفاوتی با سازمان دارای زیرساخت داخلی دارد. بهتر است پیش از خرید، سناریوی استفاده واقعی، تعداد کاربران، ماژول های موردنیاز و شرایط خدمات مشخص شود تا انتخاب نهایی با شیوه کار مجموعه هماهنگ باشد.
حسابداری مالی؛ از ثبت سند تا بررسی گردش حساب
سیستم حسابداری هوفر امکاناتی مانند کدینگ هفت سطحی، مرور حساب، تعریف الگوی سند و ثبت تراکنش های ریالی و ارزی را ارائه می دهد. کدینگ مناسب کمک می کند اطلاعات مالی متناسب با ساختار کسب وکار دسته بندی شوند؛ مرور حساب نیز بررسی گردش ها و پیگیری جزئیات را برای حسابدار آسان تر می کند.
قابلیت قفل تاریخ برای کنترل تغییر اطلاعات دوره های مالی کاربرد دارد. همچنین گزارش گیری پیوسته از سال های مالی، بررسی سوابق را تسهیل می کند. اهمیت این امکانات زمانی روشن می شود که مدیر مالی بخواهد علت تغییر مانده یک حساب را پیدا کند یا اطلاعات دوره جاری را با دوره های قبل مقایسه کند. البته کیفیت گزارش نهایی به ثبت صحیح اطلاعات و طراحی مناسب ساختار حساب ها وابسته است.
خریدوفروش؛ بررسی معامله فراتر از مبلغ فاکتور
در سیستم خریدوفروش هوفر، مدیریت فاکتورهای خرید، فروش و برگشت، اطلاعات مشتریان، هزینه های جانبی و محاسبه سود فاکتور پیش بینی شده است. امکان مدیریت پیش فاکتور، تسویه و تحویل نیز به پیگیری مراحل معامله کمک می کند.
برای نمونه، ممکن است دو سفارش مبلغ فروش یکسانی داشته باشند، اما به دلیل تفاوت هزینه های جانبی، سود یکسانی ایجاد نکنند. ثبت این هزینه ها باعث می شود ارزیابی معامله فقط بر پایه مبلغ نهایی فاکتور انجام نشود. برای مدیر فروش نیز دسترسی به اطلاعات منظم مشتریان و سوابق خریدوفروش، مبنای بهتری برای پیگیری سفارش ها فراهم می کند. پیش از انتخاب نرم افزار، بهتر است یک معامله نمونه با شرایط واقعی شرکت در دمو اجرا شود.
مدیریت انبار؛ شناخت موجودی و گردش کالا
هوفر در سیستم انبار، امکاناتی مانند ثبت رسید و حواله، انتقال و تعدیل، انبارگردانی، تعریف واحد دوم کالا، مدیریت جایگاه ها و ردیابی سریال را ارائه می کند. مرور مقداری و مبلغی کاردکس نیز برای بررسی گردش کالا در دسترس است.
این قابلیت ها برای مجموعه هایی اهمیت دارند که باید هم تعداد کالا و هم ارزش موجودی را پیگیری کنند. برای مثال، واحد خرید پیش از سفارش مجدد به وضعیت موجودی نیاز دارد، درحالی که حسابدار باید اثر گردش کالا را بر اطلاعات مالی بررسی کند. استفاده مؤثر از نرم افزار انبار به تعریف درست کالاها، واحدهای اندازه گیری و رویه ثبت ورود و خروج وابسته است؛ موضوعی که باید در مرحله استقرار جدی گرفته شود.
نقد و بانک؛ پیگیری دریافت ها، پرداخت ها و چک ها
کنترل نقدینگی فقط با مشاهده مانده حساب بانکی انجام نمی شود. مدیر مالی باید بداند چه مبالغی دریافت شده، چه تعهداتی در پیش است و وضعیت چک ها چگونه تغییر کرده است. هوفر امکانات مدیریت وجوه نقد و چک ها، پردازش صورتحساب بانکی، مغایرت گیری و یادآوری پیامکی سررسید چک ها را معرفی کرده است.
برای ارزیابی این بخش، می توان یک دریافت از مشتری، پرداخت به تأمین کننده و گردش چک را در دمو بررسی کرد. هدف این است که ارتباط عملیات خزانه با معامله مربوط روشن باشد و تیم مالی بتواند سوابق را پیگیری کند. چنین ارزیابی ای، تناسب نرم افزار با فرآیندهای روزانه شرکت را بهتر از مشاهده فهرست قابلیت ها نشان می دهد.
حسابداری تولیدی؛ محاسبه هزینه واقعی ساخت محصول
در واحد تولیدی، تفاوت قیمت فروش و هزینه مواد اولیه، لزوماً سود واقعی محصول نیست. دستمزد و سربار ساخت نیز باید در محاسبه لحاظ شوند. برای مثال، افزایش هزینه مواد یا تغییر ترکیب مصرف می تواند حاشیه سود محصول را تغییر دهد، حتی اگر قیمت فروش ثابت مانده باشد.
در نرم افزار حسابداری تولیدی هوفر، امکان تعریف فرمول های ترکیب و تجزیه، تعیین دستمزد و سربار و محاسبه بهای تمام شده وجود دارد. ارتباط سیستم تولید با انبار و حسابداری، پیگیری مواد مصرفی و محصول حاصل را در یک ساختار مرتبط ممکن می کند.
برای بررسی این راهکار، بهتر است کارخانه یکی از محصولات واقعی خود را انتخاب کند: مواد موردنیاز، مقدار مصرف، دستمزد و سربار آن ثبت شود و نتیجه محاسبه با انتظار تیم مالی تطبیق داده شود. این آزمون مشخص می کند فرآیند موردنیاز مجموعه چگونه در نرم افزار اجرا خواهد شد.
حقوق و دستمزد، اسناد و ارتباط با سایر سیستم ها
هوفر برای مدیریت حقوق و دستمزد، امکانات تعریف پرسنل، عوامل حقوقی، طراحی و چاپ فیش، صدور سند حقوق و تهیه فایل مالیات حقوق با فرمت متنی را ارائه می دهد. ارتباط پرسنل با حساب تفصیلی نیز برای پیگیری اطلاعات مالی کارکنان کاربرد دارد.
در کنار این بخش، بایگانی الکترونیکی اسناد برای نگهداری و جست وجوی پیوست ها و افزونه هایی مانند اتصال به ووکامرس و مدیریت چندارزی معرفی شده اند. سیستم خریدوفروش نیز امکان تبادل اطلاعات از طریق API را دارد. انتخاب این امکانات باید بر اساس نیاز واقعی انجام شود؛ برای مثال، فروشگاه اینترنتی باید دامنه تبادل اطلاعات و فرآیند هماهنگی سفارش ها را پیش از استقرار بررسی کند.
دسترسی موبایلی و امکانات مرتبط با تکالیف مالیاتی
کاربران اندروید می توانند از اپلیکیشن اختصاصی هوفر استفاده کنند؛ دسترسی کاربران آیفون و آیپد نیز از طریق نسخه تحت وب فراهم است. اسکن بارکد با دوربین گوشی و بارگذاری تصویر کالا از قابلیت های معرفی شده هستند. امکانات قابل استفاده باید متناسب با نسخه، ماژول ها و سطح دسترسی کاربران بررسی شوند.
ارسال فاکتور به سامانه مؤدیان و تهیه خروجی دفاتر تجاری الکترونیکی نیز در امکانات هوفر مطرح شده است. این ابزارها انجام فرآیندهای مربوط را تسهیل می کنند، اما کنترل صحت اطلاعات و رعایت مقررات همچنان بر عهده مسئولان مالی مجموعه است.
پیش از خرید، فرآیند واقعی کسب وکار را آزمایش کنید
انتخاب نرم افزار حسابداری زمانی قابل اتکاتر است که با اجرای یک سناریوی واقعی همراه باشد. یک خرید، فروش، دریافت وجه، گردش انبار یا تولید نمونه را بررسی کنید و گزارش خروجی بگیرید. سپس درباره تعداد کاربران، دسترسی ها، آموزش، استقرار، پشتیبانی و هزینه افزونه ها توافق روشن داشته باشید.
برای آشنایی با امکانات متناسب با کسب وکار خود، می توانید دموی اختصاصی هوفر را درخواست کنید یا با کارشناسان این مجموعه به شماره ۰۲۱۹۱۰۰۳۳۴۲ تماس بگیرید. هدف از این بررسی، انتخاب ترکیبی از امکانات است که فرآیندهای مالی مجموعه شما را دقیق تر و قابل پیگیری تر کند.